2014年6月18日水曜日

PDFはインターネットでよく使われるデータ~PDFの意味と使い方とは? ネットの基礎知識

メーカー、官公庁などのホームページで公開されているデータの中で、最も多いのが、PDF形式です。最近では、様々なソフトウェア・機器の操作説明書もPDFデータで提供されるようになりました。

何故、このPDF形式が良く使われるのでしょうか?今回は、PDFの意味と使い方について説明します。

PDF形式のデータは、無料で配布されている、「Adobe Reader」(あどび・りーだー)で見たり印刷することができ、また、Windows・MAC、OSの種類に関係なく、全てのパソコンで利用出来るなど、非常に便利なデータ形式です。


また、PDF形式のデータは、データサイズを小さくすることができるので、ワープロ・表計算などのデータを、PDFデータに変換することで、データサイズを小さくし、メールでの添付ファイルなどに役立てることができます。



■ PDFとは


PDFでは、インターネットで幅広く使われる文書配信のデータ形式です。"Portable Document Format"の略で、「持ち運び自由な文書形式」という意味です。

このPDF形式のファイルを表示・印刷するには、アドビシステムズ社が無料で配布している「Adobe Reader」というソフトウェアが必要です。殆どのパソコンには、購入したときに付属しています。

ただし、「Adobe Reader」が古いバージョンのことがあり、ホームページのPDFデータが読めない場合があります、この場合は最新版にすることが必要です。 

このPDF形式を使うことで、データサイズも小さくすることができ、「Adobe Reader」があれば、コンピュータの機種や環境、ソフトウェアが違っていても、データを表示・印刷することができるので、インターネット上での文書の配信等に広く使われています。



■ PDFデータの特徴


(1) どのパソコンでも見れる。  データを作成したソフトウェアがなくても、ほとんどのパソコンに搭載されている「Adobe Reader」で見ることができます。

(2) データサイズを小さくできる。 PDFデータにすると、元のデータサイズの約1/5~1/10に小さくすることができます。

(3) データを保護することができる。 データ読み込み時のパスワードを設定したり、印刷・コピーを禁止したりすることができます。

(4) PDFデータは、どのソフトウェアからでも作成できる。  PDF作成ソフトウェアがパソコンに搭載されていれば、どのようなソフトウェアからでもPDFデータが作成できます。

(5) 複数のソフトウェアで作成したデータを一つのまとめる(PDFデータ)ことができる。  Excel、Word、パワーポイント等のソフトウェアで作成したデータをPDFデータすれば、それらを結合させ一つのPDFデータにして、連続してデータを見ることができます。



■ PDFデータを見るために必須のソフトウェア:「Adobe Reader」(あどび・りーだー)


PDFデータを見るためのソフトウェア「Adobe Reader」は、アドビシステムズ社から無償で提供され、誰でも自由に使うことができます。

最新版のPDF作成機能を使って作成されたPDFデータの場合は、最新版の「Adobe Reader」が必要となりますので、常に最新版にバージョンアップすることが望ましいです。

また、ウイルスなどの不正ソフトが「Adobe Reader」の不具合(脆弱性、ぜいじゃくせい)を狙ってパソコンに侵入してきますので、その意味でも、最新版に更新し、不具合を直すことが必要です。

「Adobe Reader」の最新版ダウンロードは以下を参照下さい。

  Adobe - 無償の PDF ビューア、Adobe Reader のダウンロード
  http://get.adobe.com/jp/reader/


  (注)ダウンロード時は、オプションのプログラムのチェックマークを外して下さい。
     チェックのままだと、無料の McAfee Security Scan Plus ユーティリティも
     同時にインストールされます。
     


■ PDFを作成するには?


Officeは、Office2010以降からPDF作成機能を搭載したので、Officeから直接PDFを作成でき、便利になりました(Office 2007には、PDF出力のためのアドインが無償で提供)。

なお、それ以外のソフトでは、PDFを作成するための専用ソフトが必要です。一般的にはプリンタ・ドライバのような形で利用するPDF生成ツールがよく使われます。それらのツールをインストールすると、PDF作成用の仮想的なプリンタがシステムに追加されます。


プリンタ出力画面から、追加された仮想プリンター選んで、通常どおりに印刷操作を行えば、印刷結果が自動的にPDFファイルとして作成・保存される。この方式は、(印刷機能を持つ)すべてのアプリケーションから利用できるのがメリットです。

PDF専用ソフトとして「Adobe Acrobat」がありますが、以下のフリーソフト「CubePDF」も安心して使えるソフトで、私は数年間、このソフトを愛用しています。


■仮想プリンターとして動作する国産の無償PDF作成ソフト「CubePDF」

 CubePDF - 窓の杜ライブラリ
 http://www.forest.impress.co.jp/library/software/cubepdf/


仮想プリンターとして動作するPDF作成ソフト。印刷機能を備えたソフトから仮想プリンターとして呼び出してPDFファイルを作成できます。フォントの埋め込みに対応しているのが特長で、特殊なフォントを使用している文書も意図した表示を保ってPDFファイル化できます。

また、PDFファイルにタイトルや作成者などの「文書プロパティ」や「パスワード」の設定を行う事ができ、それ以外にも「Web表示用の最適化」「カラー画像のグレースケール化」「印刷やコピーの禁止設定」など様々なオプションを設定する事ができます。



■ PDFデータの活用方法例

最近は、画像データを利用することで、ワープロ・表計算のデータの容量が大きくなっています。

もし、作成したデータサイズが大きく、メールでは送信できないときなどは、PDFデータにしてデータサイズを小さくして送信することができます。以下に、PDFデータの活用方法例を示します。


(1) Excel、Word、パワーポイント等で作成したデータのサイズが大きくメールで送れない時、PDFデータにして送付する。

(2) データの送信先の人がデータを作成したソフトウェアを持っていない場合にPDFデータにして送る。

(3) 会議等の資料で、複数ソフトウェアで作成したデータを一つにデータにして見たいときに、PDFデータにして結合する。

(4) データに細かいセキュリティをかけたいとき、PDFデータにして、読み込み時にパスワード入力をさせたり、印刷できなくする。



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