メーカー、官公庁などのホームページで公開されているデータの中で、最も多いのが、PDF形式です。最近では、様々なソフトウェア・機器の操作説明書もPDFデータで提供されるようになりました。
何故、このPDF形式が良く使われるのでしょうか？今回は、PDFの意味と使い方について説明します。
PDF形式のデータは、無料で配布されている、「Adobe Reader」（あどび・りーだー）で見たり印刷することができ、また、Windows・MAC、OSの種類に関係なく、全てのパソコンで利用出来るなど、非常に便利なデータ形式です。
また、PDF形式のデータは、データサイズを小さくすることができるので、ワープロ・表計算などのデータを、PDFデータに変換することで、データサイズを小さくし、メールでの添付ファイルなどに役立てることができます。
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■ PDFとは
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PDFでは、インターネットで幅広く使われる文書配信のデータ形式です。"Portable Document Format"の略で、「持ち運び自由な文書形式」という意味です。
このPDF形式のファイルを表示・印刷するには、アドビシステムズ社が無料で配布している「Adobe Reader」というソフトウェアが必要です。殆どのパソコンには、購入したときに付属しています。
ただし、「Adobe Reader」が古いバージョンのことがあり、ホームページのPDFデータが読めない場合があります、この場合は最新版にすることが必要です。
このPDF形式を使うことで、データサイズも小さくすることができ、「Adobe Reader」があれば、コンピュータの機種や環境、ソフトウェアが違っていても、データを表示・印刷することができるので、インターネット上での文書の配信等に広く使われています。
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■ PDFデータの特徴
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(1) どのパソコンでも見れる。 データを作成したソフトウェアがなくても、ほとんどのパソコンに搭載されている「Adobe Reader」で見ることができます。
(2) データサイズを小さくできる。 PDFデータにすると、元のデータサイズの約1/5～1/10に小さくすることができます。
(3) データを保護することができる。 データ読み込み時のパスワードを設定したり、印刷・コピーを禁止したりすることができます。
(4) PDFデータは、どのソフトウェアからでも作成できる。 PDF作成ソフトウェアがパソコンに搭載されていれば、どのようなソフトウェアからでもPDFデータが作成できます。
(5) 複数のソフトウェアで作成したデータを一つのまとめる（PDFデータ）ことができる。 Excel、Word、パワーポイント等のソフトウェアで作成したデータをPDFデータすれば、それらを結合させ一つのPDFデータにして、連続してデータを見ることができます。
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■ PDFデータを見るために必須のソフトウェア：「Adobe Reader」（あどび・りーだー）
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PDFデータを見るためのソフトウェア「Adobe Reader」は、アドビシステムズ社から無償で提供され、誰でも自由に使うことができます。
最新版のPDF作成機能を使って作成されたPDFデータの場合は、最新版の「Adobe Reader」が必要となりますので、常に最新版にバージョンアップすることが望ましいです。
また、ウイルスなどの不正ソフトが「Adobe Reader」の不具合（脆弱性、ぜいじゃくせい）を狙ってパソコンに侵入してきますので、その意味でも、最新版に更新し、不具合を直すことが必要です。
「Adobe Reader」の最新版ダウンロードは以下を参照下さい。
Adobe - 無償の PDF ビューア、Adobe Reader のダウンロード
http://get.adobe.com/jp/reader/
（注）ダウンロード時は、オプションのプログラムのチェックマークを外して下さい。
チェックのままだと、無料の McAfee Security Scan Plus ユーティリティも
同時にインストールされます。
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■ PDFを作成するには？
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Officeは、Office2010以降からPDF作成機能を搭載したので、Officeから直接PDFを作成でき、便利になりました（Office 2007には、PDF出力のためのアドインが無償で提供）。
なお、それ以外のソフトでは、PDFを作成するための専用ソフトが必要です。一般的にはプリンタ・ドライバのような形で利用するPDF生成ツールがよく使われます。それらのツールをインストールすると、PDF作成用の仮想的なプリンタがシステムに追加されます。
プリンタ出力画面から、追加された仮想プリンター選んで、通常どおりに印刷操作を行えば、印刷結果が自動的にPDFファイルとして作成・保存される。この方式は、（印刷機能を持つ）すべてのアプリケーションから利用できるのがメリットです。
PDF専用ソフトとして「Adobe Acrobat」がありますが、以下のフリーソフト「CubePDF」も安心して使えるソフトで、私は数年間、このソフトを愛用しています。
■仮想プリンターとして動作する国産の無償PDF作成ソフト「CubePDF」
CubePDF - 窓の杜ライブラリ
http://www.forest.impress.co.jp/library/software/cubepdf/
仮想プリンターとして動作するPDF作成ソフト。印刷機能を備えたソフトから仮想プリンターとして呼び出してPDFファイルを作成できます。フォントの埋め込みに対応しているのが特長で、特殊なフォントを使用している文書も意図した表示を保ってPDFファイル化できます。
また、PDFファイルにタイトルや作成者などの「文書プロパティ」や「パスワード」の設定を行う事ができ、それ以外にも「Web表示用の最適化」「カラー画像のグレースケール化」「印刷やコピーの禁止設定」など様々なオプションを設定する事ができます。
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■ PDFデータの活用方法例
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最近は、画像データを利用することで、ワープロ・表計算のデータの容量が大きくなっています。
もし、作成したデータサイズが大きく、メールでは送信できないときなどは、PDFデータにしてデータサイズを小さくして送信することができます。以下に、PDFデータの活用方法例を示します。
(1) Excel、Word、パワーポイント等で作成したデータのサイズが大きくメールで送れない時、PDFデータにして送付する。
(2) データの送信先の人がデータを作成したソフトウェアを持っていない場合にPDFデータにして送る。
(3) 会議等の資料で、複数ソフトウェアで作成したデータを一つにデータにして見たいときに、PDFデータにして結合する。
(4) データに細かいセキュリティをかけたいとき、PDFデータにして、読み込み時にパスワード入力をさせたり、印刷できなくする。
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